Eigentümerversammlung vorbereiten: Checkliste für Vermieter

Die Eigentümerversammlung — Pflicht und Chance zugleich

Mindestens einmal im Jahr muss eine ordentliche Eigentümerversammlung (ETV) stattfinden. Für viele Eigentümer ist sie ein notwendiges Übel. Doch gut vorbereitet wird sie zum wirkungsvollen Steuerungsinstrument für Ihre Immobilie.

Schritt 1: Einladung — Fristen und Formalien

Die Einladung muss nach §24 Abs. 4 WEG mindestens drei Wochen vor der Versammlung in Textform an alle Eigentümer ergehen. „Textform“ bedeutet: Brief, E-Mail oder Fax — mündlich reicht nicht.

Schritt 2: Tagesordnung — Struktur schafft Ergebnisse

Eine durchdachte Tagesordnung enthält typischerweise:

1. Begrüßung und Feststellung der Beschlussfähigkeit
2. Genehmigung des Protokolls der letzten Versammlung
3. Bericht des Verwalters — Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan
4. Entlastung des Verwalters und des Verwaltungsbeirats
5. Beschluss über den Wirtschaftsplan für das kommende Jahr
6. Instandhaltungsmaßnahmen und Sanierungsbeschlüsse
7. Verschiedenes (keine Beschlussfassung möglich)

Wichtig: Über Themen, die nicht auf der Tagesordnung stehen, darf grundsätzlich nicht abgestimmt werden. Ausnahme: Alle Eigentümer sind anwesend und stimmen der Erweiterung zu.

Schritt 3: Beschlussfähigkeit prüfen

Eine ETV ist beschlussfähig, wenn sie ordnungsgemäß einberufen wurde. Eine Mindestanwesenheit ist seit der WEG-Reform 2020 nicht mehr erforderlich — allerdings kann die Gemeinschaftsordnung abweichende Regelungen enthalten.

Schritt 4: Abstimmungen — Mehrheiten kennen

Schritt 5: Protokoll — rechtssicher dokumentieren

Das Beschlussprotokoll ist rechtlich bindend. Es muss enthalten:

• Datum, Ort und Dauer der Versammlung
• Anwesende Eigentümer und Stimmrechte
• Exakter Wortlaut aller Beschlüsse
• Abstimmungsergebnis (Ja/Nein/Enthaltung)
• Unterschrift des Versammlungsleiters und eines Eigentümers

Digitale Eigentümerversammlung seit WEG-Reform

Seit der WEG-Reform 2020 kann die Gemeinschaft beschließen, Versammlungen auch virtuell durchzuführen. Voraussetzung: Ein Beschluss mit 3/4-Mehrheit und mehr als 50% der Miteigentumsanteile (§23 Abs. 1a WEG). Hybride Formate — also Präsenz und Online gleichzeitig — sind ebenfalls möglich.

Fazit: Vorbereitung ist alles

Eine gut vorbereitete Eigentümerversammlung spart Zeit, vermeidet Konflikte und führt zu tragfähigen Beschlüssen. Wer die Fristen kennt, die Tagesordnung sauber strukturiert und das Protokoll professionell führt, hat die Grundlage für eine funktionierende WEG-Verwaltung gelegt.